Fotografía: Alexandre Pellaes / Unsplash.
¿Te ha pasado que haces algo tan bien que los demás piensan que es súper fácil, no requiere esfuerzo o ni siquiera se te tendría que pagar bien por hacerlo?
En eventos, vemos mucho esta historia.
No solo por una ejecución impecable, sino porque muchas veces también los miembros de la cadena de valor no cumplimos con todo lo que implica producir eventos de alto valor.
Y no, no me malinterpreten: un evento de alto valor no es un evento caro, aunque el presupuesto siempre será determinante para muchas cosas. Un evento de alto valor es uno que sea memorable, que tenga una misión específica y que todo su proceso de producción esté pensado para tu cliente, tu público y tu propio equipo de trabajo, aunque ese equipo seas solamente tú.
Tras años de experiencia en producción de eventos de pequeña, mediana y alta escala, he llegado a la conclusión de que todo evento, sin importar su tamaño, necesita un por qué, un para qué y un para quién.
¿Por qué?
Es importante que antes de conceptualizar un evento nos preguntemos por qué lo estamos haciendo. Ese por qué puede ser tan simple como: "Porque necesito lanzar mi marca o una campaña", o tan complejo como: "Porque hay que recaudar fondos para este proyecto social".
Sin embargo, tener clara esta pregunta será, sin duda, la piedra angular del evento. Desde ella se define la ruta estratégica que seguiremos desde la preproducción hasta la ejecución.
¿Para qué?
Esta pregunta no es más que la continuidad de la primera: define un propósito más específico del evento.
Por ejemplo, si tu primera respuesta fue "porque necesito lanzar mi marca", tu para qué podría ser: "para darme a conocer y apelar al top of mind".
Es sumamente importante que tu para qué esté claro. Si no lo está, es indispensable replantearnos el plan de producir un evento. Y eso me lleva a decirte algo que quizá no es lo que quisieras leer de una productora de eventos: no todo proyecto requiere un evento.
O, mejor dicho, si no tienes estas preguntas debida y claramente respondidas, quizá debes darte un poco más de tiempo para pensarlo y planificarlo.
¿Para quién?
Las audiencias son fundamentales en nuestro proceso de planificación. Al final de cuentas, el máximo activo de un evento es la gente. Sin eso, cualquier pregunta previamente respondida se convierte solamente en información.
La psicología del consumidor nos dice claramente que la gente ama comprar, pero odia que le vendan. Bajo este principio entenderemos que, si bien es cierto queremos vender una idea, un concepto, un producto o el evento en sí, los eventos deberán ser experiencias y viajes dirigidos a personas específicas que tenemos previamente identificadas.
Jamás deberán ser un anuncio publicitario. De hecho, esos ya existen, pero ese es tema para otro artículo.
Así que, en conclusión, nuestros eventos, sin importar su tamaño, deberán estar dirigidos a la experiencia, a la memorabilia, al propósito y, sobre todo, a la certeza de que si no es por y para la gente, solo tendrás un espacio donde gastaste dinero cuando pudiste invertir con miras a un largo plazo que fideliza y conecta con el tejido social de tu entorno.
Porque al final, producir eventos no consiste únicamente en coordinar proveedores, montar escenarios o cumplir cronogramas. Consiste en diseñar experiencias capaces de conectar personas con ideas, causas, marcas y emociones.
Y cuando un evento logra eso, deja de ser un gasto y se convierte en una inversión que conecta comunidad, recordación y valor.
Quizá por eso, cuando un evento parece sencillo, seguramente detrás hubo una gran productora o productor haciendo extraordinariamente su trabajo.
Showrunner: Cómo producir eventos memorables
Los eventos bien producidos no suceden por arte de magia: se planifican, se diseñan y se lideran con experiencia.
En esta masterclass conocerás el proceso para pasar de la idea a la ejecución de eventos de pequeña, mediana y gran escala. Adquirirás las herramientas necesarias para conceptualizar, estructurar, coordinar e identificar proveedores y equipos de trabajo, anticipar riesgos y tomar decisiones estratégicas para cada evento.
Dirigida a aspirantes a la producción de eventos, productoras y productores de eventos, gestores culturales, profesionales de marketing y cualquier persona que quiera pasar de hacer eventos a producir experiencias.
Sobre la autora
Milca G. Meza
Milca G. Meza nació en Tegucigalpa, Francisco Morazán. Es comunicóloga y gestora cultural, con una maestría en Neuromarketing y una especialización en negocios artísticos y culturales.
Actualmente lidera MM Strategic, una empresa enfocada en producción artístico-cultural y social. Integra metodologías no convencionales en sus procesos de producción, gestión y comunicación, con un enfoque humano en cada una de sus acciones.
En comunicaciones y relaciones públicas, lidera iniciativas donde la estrategia consiste en comunicar propuestas que agreguen valor a la sociedad hondureña y contribuyan al desarrollo de una mejor comunidad.